3. Wat betekent de nieuwe privacywet voor uw HR-administratie?
Als werkgever bewaart u informatie over uw werknemers. Vanzelfsprekend. Deze informatie is privacygevoelig. Ook logisch. Net zo logisch als dat u deze gegevens zorgvuldig bewaart. Dat doet u vast al. De nieuwe privacywet voegt daar iets aan toe en verplicht u om vast te leggen wat u bewaart, waarom u dat doet en op welke manier. Op 25 mei 2018 moet uw HR-administratie AVG-proof zijn.
Persoonsgegevens bewaren
Natuurlijk bewaart u als werkgever gegevens over uw medewerkers. Het is zelfs verplicht. Zo eist de Belastingdienst bijvoorbeeld dat u in uw personeelsadministratie een kopie van het ID bewaart. Van een paspoort of ID kaart welteverstaan, en geen rijbewijs. Ook een loonbelastingverklaring behoort tot de zaken die u moet bewaren. Ook als iemand uit dienst gaat, mag u deze gegevens niet uit uw HR-administratie verwijderen. Natuurlijk laat u deze vertrouwelijke gegevens niet rondslingeren in uw bedrijf. Toch? Wat dat betreft brengt de nieuwe privacywet niets nieuws. Wel nieuw is dat u moet vastleggen wat u bewaart, waarom u dat doet en hoe u dat doet. Uw medewerkers hebben altijd recht om te weten wat er over hem of haar wordt bewaard. Zij mogen bovendien altijd vragen om hun gegevens in te zien.
Bewustwording privacy bij medewerkers
Om uw HR-administratie AVG-proof te maken, stelt u richtlijnen op over hoe u in uw bedrijf omgaat met persoonsdata. Zet de uitleg duidelijk op papier of maak ‘m digitaal toegankelijk. Als u hebt vastgesteld welke gegevens u echt nodig hebt, dan bepaalt u wie in uw organisatie bij deze informatie mag komen, zoals de leidinggevende, boekhouder en de bedrijfseigenaar. HR Efficiency Partner heeft de theoretische wetgeving vertaald naar wat u moet doen in de praktijk.
In mijn volgend blog gaat het over ziekteverzuim en de nieuwe privacywet.
HR Efficiency Partner maakt uw HR-organisatie AVG-proof.
Bel of mail voor een afspraak.